Profissão: Atendimento.

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PRINCÍPIOS GERAIS DAS REUNIÕES

5. Reuniões jamais começam rigorosamente na hora marcada. Não é linha de metrô, nem nada. As pessoas chegam de lugares diferentes e vêm por motivos diferentes, por isso haverá sempre atrasos e um período "pré-reunião", que é de pura espera. Ou você está esperando alguém ou as pessoas estão esperando você chegar.

6. Marque reuniões com horário exato. Nunca agende reuniões com horários vagos como “16,16 e 30”, “depois das 4” ou algo impreciso como “tem que ser antes das 5 porque às 5 e 30 eu tenho que sair”. Se com hora determinada as pessoas já se atrasam, imagine com uma margem de erro já prevista na agenda. Reunião tem que ter horário exato. Se seu chefe ou seu cliente lhe disser “às 15 e 15 reunião na minha sala” tenho certeza que você vai chegar no horário. Ou, pelo menos, vai se atrasar de leve. Eu tenho um cliente que é sempre vago nos horários para reunião e o único motivo que consigo imaginar para ele fazer isso é o de sempre ter uma margem de manobra para poder se atrasar. O pior é que além de, na grande maioria das vezes, eu chegar antes dele e ter que esperá-lo, quando falo que cheguei às 4 e que estou a meia hora esperando, ele sempre alega: “eu falei, quatro, quatro e meia”. Por outro lado, toda vez que ele chega primeiro, liga e cobra o meu atraso. Acaba que no scout geral eu sou sempre lembrado pelos atrasos.

7. Marque reuniões já especificando a duração exata. Quase tão chato quanto ficar esperando por uma reunião são as reuniões intermináveis. Se houver assunto elas podem durar dias. Mas não deveriam durar um segundo a mais do que o que assunto exigir. Já anuncie a duração.